D'Asperrance vers Asperance...

Conseils pour les Formalités constitutives de l’association porteuse du GEM

Les formalités constitutives de la création de l’association s’organisent autour des quatre points clés : l’AG constitutive, le dépôt en préfecture, la publication au JO des associations et fondations d’entreprise et l’ouverture d’un compte bancaire.

Extrait du cahier des charges des GEM 2019  

 « B. – Le statut d’association et l’autodétermination des membres du GEM

l’existence de cette association régie par les dispositions de la loi du 1er juillet 1901 (3) relative au contrat d’association est la condition fondamentale dont le respect entraîne le conventionnement du GEM. A défaut d’être 21 juillet 2019 JOURNAL OFFICIEL DE LA RÉPUBLIQUE FRANÇAISE Texte 2 sur 77 acquise d’emblée, la constitution de l’association est un objectif prioritaire du GEM, dont le terme doit être précisé dans le projet porté par les membres et mentionné dans la convention de financement souscrite entre l’ARS et le promoteur du projet. »

Assemblée générale constitutive

La tenue d’une assemblée générale constitutive n’est pas légalement obligatoire, on peut créer une association à deux personnes dans son salon …

Toutefois ,dans l’esprit du cahier des charges, réunir un groupe de personnes représentatif aura plus de sens, d’où la demande faite aux répondeurs à l’appel à projet des ARS de créer un collectif préalable qui pourra initier la création. Il est indiqué dans le CC « Comme dans toute association relevant de la loi du 1er juillet 1901 relative au contrat d’association, les adhérents du GEM participent de plein droit avec voix délibérative aux assemblées générales, qui doivent permettre de déterminer les grandes orientations du groupe d’entraide mutuelle et constituer des temps d’échanges et d’information pour tous les adhérents. »

L’adoption des statuts

La loi de 1901 relative au contrat d’association ne détermine pas comment celle-ci doit être administrée. Ainsi, vous est totalement libre de décider dans vos statuts comment votre association sera gérée. Cette gestion peut être assurée par : l’assemblée générale, un bureau, un président, ou bien par un conseil d’administration. Rappelez-vous tout de même que pour être financé par l’ARS vous devez vous conformer aux obligation du cahier des charges.

Dans le cas où une association souhaite être reconnue d’utilité publique ou obtenir un agrément, alors elle devra adopter des statuts types. Ces statuts prévoient que l’association doit comporter : une assemblée générale, un bureau et un conseil d’administration, toutefois certaines ont pu choisir la collégialité.

L’assemblée générale constitutive, si elle a lieu, est convoquée par les personnes qui ont pris l’initiative de la création de l’association ; on les appelle les fondateurs. Etablissez une liste de ces fondateurs, d’office ils sont de fait  adhérents de l’association au jour de l’assemblée générale constitutive et conservez-la dans les archives de l’association.

La convocation est adressée à toutes les personnes que vous jugez susceptibles de vouloir participer de manière constructive à la constitution et au fonctionnement de l’association.

Les fondateurs présentent alors aux personnes présentes les statuts qu’ils ont élaborés ; ils entendent les remarques de l’assemblée et, le cas échéant, peuvent s’ils le souhaitent effectuer des modifications. Ensuite les fondateurs procèdent à la validation de ces statuts.

L’association  GEM sera constituée entre tous les membres qui adopterons les statuts.

Il n’y a pas de Quorum pour cette assemblée puisqu’à cette heure il n’y a pas d’adhérents à part les fondateurs qui le sont de fait.

Dans le cas où le choix se porte sur un conseil d’administration, alors les statuts de l’association devront préciser ses attributions, ses pouvoirs, son fonctionnement. Idem pour tout autre mode de gouvernance choisi.

La désignation des administrateurs

Les statuts de l’association adoptés, les membres adhérents pourront, conformément à ces mêmes statuts, élire leurs administrateurs. Ceux-ci formeront le Conseil d’Administration .

Pensez à vérifier que les personnes postulantes à un mandat ont les droits pour faire fonctionner vos comptes bancaires mais aussi pour gérer vos données associatives…Certaines personnes de par leur métier peuvent être en conflits d’intérêt, ou d’autre être frappées d’une interdiction de gerer ou d’une OQTH, être sous une protection juridique qui ne le permettrait pas ( TUTELLE par exemple) etc. Les candidats doivent être transparents sur ces points. Ils peuvent néanmoins être membre de l’association.

Suivra ensuite une réunion de conseil d’administration, publique ou privée au choix de chacun, afin de désigner, un bureau (si les statuts en prévoient l’existence).Avoir un bureau n’est pas une obligation, il existe de multiples formes de gouvernance.  les membres du bureau qui seront chargés d’effectuer les premières démarches, comme la déclaration de l’association en préfecture et, si besoin, l’ouverture d’un compte bancaire.

La désignation des dirigeants

Après l’assemblée générale constitutive, se tiendra le premier conseil d’administration de l’association chargé d’élire les membres du bureau conformément aux statuts.

Délégations de pouvoir : Ce conseil déléguera à l’un des membres élus les pouvoirs nécessaires, le cas échéant, à l’accomplissement des formalités administratives de constitution de l’association (déclaration à la préfecture et publication de cette déclaration au Journal officiel des associations et fondations d’entreprise).

Le Cerfa 13971* 04 permet de déclarer les personnes chargées de l’administration de votre association.

Notre conseil : afficher les noms, voir un trombinoscope des administrateur voir pour visualiser le mode de fonctionnement du GEM un organigramme peut être mis en place.

Le Choix de l’association marraine

Extrait du cahier des charges des GEM 2019                                                                                                                                    « C. – Le Parrainage                                                                                                                                         Une des conditions à remplir par l’association constituant le GEM pour être conventionnée et financée en tant que GEM est d’avoir le soutien d’un parrain et de conclure une convention de parrainage de manière à faciliter le bon fonctionnement du GEM.»                                                                                                                                                      

Pour cette raison l’AG doit soit reconduire l’association marraine ayant été identifiée lors de l’appel à projet ou une autre. c’est à l’AG  de trancher.  Dans tous les cas une convention de gestion sera à rédiger. L’AG doit donner mandat à son CA pour rédiger le cas échéant la convention de parrainage. Cette convention est à envoyer à l’ARS.

Le Choix du mode de gestion : autonomie, prestataire de service ou gestionnaire

Extrait du cahier des charges des GEM 2019                                                                                         

"D. – Les moyens humains et matériels du groupe d’entraide mutuelle                                                                      Il est rappelé ici que l’objectif reste prioritairement la gestion directe par le GEM de son activité et de ses moyens humains et matériels. Le GEM peut cependant décider de faire appel à des prestations extérieures notamment pour la gestion des ressources humaines et la gestion financière. Cette décision et ses modalités doivent être actées par les instances officielles du GEM (AG, CA). »

L’assemblée générale constitutive doit dès lors faire un choix et donner mandat à son CA pour rédiger le cas échéant la convention de gestion avec un prestataire de service ou avec un organisme gestionnaire de son choix. Le gestionnaire, si le choix en est fait, peut être l’organisme ayant répondu à l’appel à projet ou un autre c’est à l’AG du GEM , dans tous les cas une convention de gestion sera à rédiger. Cette convention est à envoyer à l’ARS.

Déclaration en préfecture

Contenu de la déclaration

La déclaration doit mentionner :

• le titre exact et complet de l’association
• l’objet, c’est-à-dire le(s) but(s) poursuivi(s) par l’association ;
• l’adresse du siège de l’association
• les nom, profession, domicile et nationalité des personnes chargées de l’administration de l’association c’est-à-dire, traditionnellement, des membres du conseil d’administration et, s’il y en a un, du bureau.

Cette déclaration doit être signée par au moins deux dirigeants de l’association, et accompagnée d’un exemplaire des statuts  datés et signés par au moins deux des dirigeants (ainsi que le cas échéant, un original ou d’un extrait du procès-verbal de l’assemblée générale constitutive et du conseil d’administration).

Aucun délai n’est imposé par la loi pour l’accomplissement de cette formalité de déclaration. Toutefois, dans la mesure où le bénéfice de la personnalité morale de l’association dépend de cette déclaration, mieux vaut l’effectuer le plus vite possible et l’administration peut faire jouer la règle des trois mois.

Les services préfectoraux sont tenus de donner récépissé du dépôt de la déclaration dans les cinq jours de la date de ce dépôt. Ce récépissé précise le numéro du Répertoire national des associations (RNA) attribué à l’association. Les associations qui relèvent du droit local (Alsace et département de la Moselle) ne disposent pas d’un numéro RNA. il se peut que le délai de délivrance du récépissé, fixé dans les textes à 5 jours, soit plus long dans certaines 

La démarche  La démarche peut aujourd’hui se faire directement en ligne depuis le site « Le Compte Asso ». Nous vous conseillons vivement d’y avoir recours cela vous permettra de retrouver ultérieurement facilement tous ces documents.

En matière de déclaration d’association, le préfet a compétence liée. Cela signifie qu’il ne peut, pas plus que ses services, refuser d’enregistrer la création d’une association, sauf à ce que les conditions posées par la loi de 1901 ne soient pas remplies : remise d’un exemplaire des statuts, informations sur les administrateurs (au moins deux) : noms, professions, domicile et nationalité.

À noter que la loi ne précisant rien concernant la rédaction des statuts, l’administration n’a t aucunement le pouvoir d’exiger quelque modification que ce soit aux statuts présentés.

Publication au Journal officiel

Une association peut fonctionner sans faire l’objet d’une déclaration (association de fait). Toutefois, pour avoir la capacité juridique, et pour ce qui concerne les associations portant un GEM, pouvoir signer la convention pluriannuelle, elle doit être déclarée à la préfecture. Cette déclaration peut se faire grâce au formulaire Cerfa n° 13973*04 ou sur papier libre.

Obtention de « la capacité juridique »

L’association acquiert la capacité juridique seulement le jour où elle est rendue publique par une mention au Journal officiel des associations et fondations d’entreprise (JOAFE). Cet extrait de sa déclaration, mentionne le nom de l’association, son objet, l’adresse de son siège social. Conservez précieusement l’original de ce document et pensez à le scanner ou le photocopier. La publication est la carte d’identité de votre association.

Cette demande d’insertion au Journal officiel est gratuite et est effectuée, par les dirigeants ou administrateurs, dans le délai d’un mois à compter de la déclaration en préfecture.  Arrêté du 25 nov. 2019, JO 26 nov., texte n° 1 NOR : PRMX1930400A            Arrêté du 9 nov. 2017 modifié, art. 2-1°, JO 21 déc., texte n° 2 NOR : PRMX1729107A

Le JOAFE est mis à jour hebdomadairement (tous les mardis), soyez patient. Voir le site internet journal-officiel.gouv.fr, page de consultation des annonces officielles des associations.

Désormais, la Direction de l’information légale et administrative permet de télécharger gratuitement la copie certifiée conforme de toute insertion publiée au Journal officiel des associations et fondations d’entreprise (JOAFE), laquelle est délivrée au format pdf dans des conditions garantissant son authenticité.

Pour rectifier ou annuler une annonce déjà publiée au JOAFE, il faut s’adresser directement à la préfecture concernée, il n’est pas possible de faire une déclaration en ligne.

Le compte bancaire

Ouvrir un compte bancaire pourquoi ?

« Il est rappelé ici que l’objectif reste prioritairement la gestion directe par le GEM de son activité et de ses moyens humains et matériels. Le GEM peut cependant décider de faire appel à des prestations extérieures notamment pour la gestion des ressources humaines et la gestion financière. Cette décision et ses modalités doivent être actées par les instances officielles du GEM (AG, CA). »        

 Pour pouvoir recevoir les fonds l’ouverture du compte bancaire est un passage obligé. La subvention peut-être à titre transitoire versé à l’association gestionnaire si le choix en a été fait. Mais les modalité de reversement doivent-être inscrites dans la convention.

Le compte bancaire permettra aussi de percevoir d’autres subventions( ville, département, fondation etc.) mais aussi les cotisations. Il permettra une facilité des paiements par carte et par virement pour régler les charges fixes.

Quelles sont les pièces à fournir au banquier ?

• Un exemplaire des statuts certifié conforme par le président ;
• Un extrait du Journal officiel des associations et fondations d’entreprise publiant la déclaration initiale de la création de l’association (ou les modifications ultérieures). En cas de perte, le télécharger sur le site internet du Journal officiel ;
• Le récépissé de déclaration de l’association délivré par la Préfecture ;
• Le justificatif de la nomination des membres du Conseil d’administration et des membres du bureau et de la durée de leurs fonctions (extrait de la délibération de l’Assemblée Générale et, éventuellement, de celle du Conseil d’administration).
• Un extrait du procès-verbal du Conseil d’administration désignant la ou les personne(s) habilitée(s) à ouvrir et à faire fonctionner le(s) compte(s), certifié conforme. En pratique, la personne habilitée est le trésorier de l’association mais le président ou une autre personne peut être nommée. Ce document est à remettre chaque année à son banquier après la tenue de l’Assemblée général ;
• La pièce d’identité de la personne habilitée à faire fonctionner les comptes.

Il ne s’agit pas là d’une liste officielle. Le banquier peut exiger la fourniture de pièces supplémentaires. Il est souhaitable de faire jouer la concurrence mais également de prendre en compte la proximité.

En cas de changement de bureau, pensez à mettre à jour , auprès de votre banquier, les personnes habilitées à faire fonctionner les comptes de votre association.

Les démarches en ligne pour les associations

« Compte Asso »,est un compte personnalisé qui vous permet, dans un espace unique :

• d’accéder en ligne aux services administratifs dédiés aux associations grâce à un identifiant et un mot de passe uniques ;
• d’effectuer vos démarches en ligne ;
• créer votre association de façon complètement dématérialisée (e-création) ;
• demander des subventions auprès d’une administration d’Etat, voire d’une collectivité locale (e-subvention) ;
• consulter des annonces publiées au Journal officiel associations et fondations d’entreprise (JOAFE) concernant votre association ;
• publier vos comptes annuels et le rapport du commissaire aux comptes, lorsque l’association a bénéficié de dons et/ou de subventions à hauteur de 153 000 € ;
• déposer en ligne vos bilans d’exécution au titre du Fonds Social Européen (FSE) ;
• déclarer les modifications (e-modification) intervenues dans la vie de votre association : modifications de l’équipe des administrateurs, du titre, de l’objet, du siège social, des statuts, de la liste des établissements, de la situation patrimoniale, de la composition d’une union ou d’une fédération, des coordonnées de l’association ;
• dissoudre votre association (e-dissolution) ;
• adhérer et accomplir les formalités (déclaration de salariés, etc.) liées au dispositif du « Chèque emploi associatif » ;
• de retrouver traces de vos démarches antérieures…
•  

le RNA , le SIRET

Le GEM reçoit des subventions en provenance de l’État  et comme c’est une association loi 1901, il doit faire une demande d’immatriculation doit être effectuée via le compte asso en procédant ainsi :

• 1. Créer un compte de personne physique
• 2. Intégrer votre association dans votre compte à partir de son n° RNA
• 3. Une fois celle-ci intégrée, dans l’accueil de votre compte asso, cliquer sur « Demander l’attribution d’un n° Siret », saisir la demande et à l’étape 3, la transmettre.

Le SIREN

L'association du GEM pourra être l’employeur de ses animateurs ou autre personnel salarié. L’inscription dans le répertoire Sirene doit alors être demandée au centre de formalités des entreprises (CFE) de l’Urssaf à laquelle sont versées les cotisations. Il transmettra la demande à l’Insee qui procèdera à l’inscription au répertoire et à l’attribution du numéro d’identification.

L’Insee attribue un identifiant unique, le numéro Siren (composé de 9 chiffres) aux personnes morales et physiques et le numéro Siret à chacun de leurs établissements. Le n° Siret (14 chiffres) est composé du n° Siren de la personne morale, et du code NIC (5 chiffres) qui identifie l’établissement au sein de la personne morale. Le Siren est l’un des numéros d’identification qui peut être exigé d’une association dans ses relations avec les administrations ou organismes.

Le règlement intérieur d'une association loi 1901 est un document dont la vocation est de compléter les statuts en précisant le détail du fonctionnement de l'association, ainsi que les dispositions qui sont susceptibles de modifications fréquentes, c’est un document « vivant ». Il n’est pas facultatif pour un GEM car il est mentionné dans le cahier des charges.

Toutefois aucune publication ni diffusion du règlement intérieur n'est obligatoire en dehors de l'association, l’ARS, l’association marraine et le gestionnaire si il en a été fait le choix.

1ère avantage : Le règlement intérieur complète et précise les statuts !

Le règlement intérieur permet de :

1. Apporter des réponses aux lacunes constatées dans le fonctionnement de l'association,
2. Détailler ou expliciter les clauses statutaires,
3. Héberger les dispositions risquant à être sujettes à des modifications fréquentes.

Il est conseillé d'attendre quelques mois voire 1 an après la création de l'association pour rédiger le règlement intérieur. Durant cette période, vous devez établir une liste des problèmes d'organisation rencontrés. Le règlement intérieur de l'association s'appuiera sur ces premières expériences pour y remédier.

Un ou plusieurs règlements intérieurs peuvent être rédigés par l'association. On peut en effet choisir de séparer la partie concernant les procédures disciplinaire et les sanctions pouvant toucher les membres (règlement disciplinaire), de la partie

Concernant des modalités de fonctionnement ( règlement des AG, CA etc).

2ème avantage : Il  est plus simple à modifier que les statuts !

Le règlement intérieur d'une association peut être modifié autant de fois que les membres le souhaitent. Bien évidemment les modifications adoptées doivent respecter les dispositions des statuts, faute de quoi elles pourraient être annulées par le juge. La modification du règlement intérieur n'a pas à être déclarée à la préfecture contrairement aux statuts, elle doit tout de meme être communiquée à l’ARS.

Conditions de validité du règlement intérieur de l'association

Afin que le règlement intérieur de l'Association soit valable, il doit respecter trois conditions :

• Il doit être conforme à la loi et aux statuts de l'Association ; Il ne doit donc ni les modifier ni les contredire. En cas de conflit avec les statuts, les tribunaux ont jugé que les statuts devaient prévaloir sur le règlement intérieur (CA Paris 17 décembre 1996) ;
• Il doit être adopté dans les conditions prévues par les statuts. Si les statuts de l'Association sont muets à ce sujet, le règlement intérieur devra être adopté par l'Assemblée générale de l'Association ;
• Enfin, le règlement intérieur doit être remis à tous les membres de l'Association et être affiché au sein de l'association

Si ces conditions sont respectées, le règlement intérieur s'impose alors aux membres de l'Association, au même titre que les statuts. Toute violation de celui-ci constitue une faute susceptible d'être sanctionnée.

En revanche, le respect du règlement intérieur ne s'impose pas aux personnes non-membres de l'association, d’où l’importance de la rédiger le champs d’interventions de ceux-ci dans le reglement intérieur et via une convention d’intervention .extrait de la  partie D1  du cahier des charges des GEM 2019 «… les principes des interventions des personnes bénévoles doivent être précisés dans le règlement intérieur du GEM. Des conventions individuelles avec chaque bénévole peuvent ensuite préciser la nature et la durée de leurs interventions… »

Entrée en vigueur du règlement intérieur de l'association

En principe, le règlement intérieur d'une association n'a pas besoin d'être soumis à l'approbation de l'administration pour entrer en vigueur. Néanmoins, les associations tenues d'adopter un règlement intérieur doivent le transmettre à l'administration concernée si elles veulent bénéficier d'un avantage particulier. C’est le cas des GEM qui, inscrits dans un dispositif financé par des fonds publiques, doivent communiquer le règlement intérieur modifié auprès de leur ARS pour en recevoir une approbation tacite avant qu'il ne soit applicable. Pas de retour de l’ARS après un délais raisonnable est à considérer comme une approbation.

 Contenu du Règlement Intérieur (RI)

Dans le cas des dispositifs GEM  son contenu est totalement libre. Extrait de la rubrique E du cahier des charges des GEM 2019 « … Le règlement intérieur du GEM, qui est élaboré en commun par les adhérents, doit notamment comporter des indications sur les modalités : – de fonctionnement et « d’ouverture du GEM » : local, horaires, définition des activités proposées, temps et modalités d’intervention des bénévoles, etc. ; – de participation de l’ensemble des membres du GEM ; – d’accueil de nouveaux membres dans le GEM ; – d’accueil et de participation des bénévoles ainsi que des accompagnants et des proches des membres du GEM, notamment lors de journées ou de festivités organisées par les adhérents ; – de mise en retrait et de « sortie » du GEM ; – d’exclusion temporaire ou définitive du GEM. Le contenu du règlement intérieur doit être clairement explicité, en évitant toute situation pouvant porter atteinte aux droits et libertés des membres du GEM. Il convient notamment de garantir au mieux la liberté des personnes en veillant à les associer aux décisions les concernant et en prohibant toutes clauses ou pratiques abusives. »

Le règlement intérieur d'une association porteuse de  GEM contiendra à minima les modalités suivantes :

• d'adhésiondes membres
• des procédures de mise en retrait ou d'exclusion de l'association ;
• d’accueil et de participation des membres à la vie de l’association ;
• de convocationde l'assemblée générale et l'élaboration d'une feuille de présence;
• d'organisation interne du conseil d'administrationet du bureau de l'association ;
• de transmission des informations vers les membres ;
• d'utilisation du matériel ou des locaux associatifs et les assurances ;
• d'animation en pair-aidance de l'association et l'organisation de festivités ;
• de fixation du montant des cotisationspour adhérer à l'association et du modèle de carte d'adhérent…

et toute autres modalités qui vous apparaitrait au fil du temps nécessaires tout en veillant qu’elles ne soient pas abusives, en cas de doute ne pas hésitez à contacter votre association marraine et si cela ne vous suffisait pas contactez la FéGEMA.

Rédaction du règlement intérieur doit être claire

Extrait de la rubrique E du cahier des charges des GEM 2019 « …La charte, le règlement intérieur, le contrat d’adhésion, le contrat visiteur (le cas échéant), qui sont autant de documents qui favorisent le respect du contrat collectif et la cohésion du groupe, doivent être clairs, concis et explicités pour être compris et partagés par tous.

Donc ce document doit être clair, des rubriques courtes pour faciliter la lecture et la compréhension de tous. Prendre le temps de lire avec les nouveaux accueillis ce reglement interieur qu’il devront soit signer, soit indiquer avoir lu en cochant une case sur le fiche d’inscription au GEM. Des temps de relecture peuvent aussi être proposer au cours de l’année. A chaque GEM sa méthode pour s’assurer de la bonne assimilation du contenu par ses membres.

Quel organe pour élaborer, modifier et adopter le règlement intérieur

• Ce sont les statuts qui déterminent l'organe chargé d'élaborer et celui chargé d'adopter le règlement intérieur de l'association.
• Cet/ces organes peuvent être choisis librement : bureau, conseil d'administration, AG ...Toutefois le cahier des charges stipule « … Le règlement intérieur du GEM, qui est élaboré en commun par les adhérents » ainsi donc il faut trouver le moyen d’y associer les membres qui le souhaiteraient. Créer une commission de membre y travaillant de concert avec les administrateurs ou le bureau, puis la validation en AG serait peut-être le moyen le plus démocratique mais obligerait à consulter cette dernière à chaque changement, ce qui interdit toute adaptation rapide. Or un reglement interieur intérieur est un document vivant qui évolue au cours des situations vécues par l’association . Chaque GEM doit y reflechir avec son collectif pour apporter la réponse au plus près des réalités des envies, capacités ou disponibilités de ses membres.
• Si rien n'est prévu dans les statuts, le règlement intérieur de l'association doit être adopté par l'assemblée générale.
• Pour procéder à la modification du règlement intérieur de l'association, il faut également suivre les règles prévues au sein des statuts. Si rien n'a été prévu, c'est l'organe qui a adopté le règlement
• intérieur qui a la charge de le modifier.

Moment d'adoption du règlement intérieur dune association portant un GEM

Pour répondre pleinement aux exigences de l'association, il vaut mieux établir le règlement intérieur après quelques mois ou mieux 1 an d'existence. Il pourra ainsi être mis en phase avec les problèmes liés au fonctionnement et contribuer à les résoudre.

Certaines ARS , pourrait considérer que les associations sont tenues de se doter d'un règlement intérieur des le début et  doivent l'adopter en même temps que leurs statuts car elles doivent communiquer ces documents à l’ARS leur financeur, surtout si la convention de financement est déjà signée directement entre l’ARS et l’association.

Dernier points de vigilance , faiites confiance à vos pairs ne les infantilisez pas vous même cela pourrait conduire votre association à ressembler à un club de loisirs ou un hôpital de jour !!!!

Les GEM, sont des ERP (établissements recevant du public)          à minima de catégorie 5 J d’où des normes strictes pour la sécurité des occupants

Les établissements recevant du public (ERP) sont définis dans l’article R. 123-2 du code de la construction et de l'habitation comme étant des bâtiments, locaux ou enceintes admettant des personnes extérieures. Ils sont considérés comme des ERP, peu importe que l’admission soit libre, restreinte, sur invitation, gratuite ou payante. Le public inclut toutes les personnes admises dans l’ERP à quelque titre que ce soit, en plus du personnel. Pour être autorisé à accueillir du public, l’exploitant de l’ERP doit faire une demande auprès de la mairie de la commune dans laquelle il se trouve.

Mon GEM se situe dans quelle catégorie ? 

Il y a plusieurs types et catégories d’ERP, qui permettent de déterminer les règles de sécurité et d’accessibilité qu’ils doivent respecter.

Les 5 catégories, sont désignées par un chiffre, en fonction de leur capacité d’accueil : (https://entreprendre.service-public.fr/vosdroits/F32351)

Catégorie 1 : effectif admissible de plus de 1500 personnes

Catégorie 2 : effectif admissible de 701 à 1500 personnes

Catégorie 3 : effectif admissible de 301 à 700 personnes

Catégorie 4 : effectif admissible allant jusqu’à 300 personnes 

Catégorie 5 : effectif admissible inférieur aux seuils fixés pour la 5e catégorie par la loi.

Le personnel de l’ERP5 n’est pas compté dans le public  admis

Les ERP sont également classés en types d’établissement, en fonction de la nature de leur activité. Chaque type d’ERP est désigné par une lettre. Du fait de leurs caractéristiques, ils sont distingués par les lettres allant de J à Y puis de OA à EF ;  J  étant les structures d’accueil pour personnes âgées et/ou personnes handicapées ; les GEMs sont des ERP 5 J !

Le GEM étant classé dans « Structure d'accueil personnes handicapées » il est donc de type « J » ssi son effectif total est de moins de 100 membres.  

Attention si un GEM dépassait les 100 membres il passerait en 4e catégorie !

Quelles obligation pour ERP de 5e catégorie ? 

La réglementation des ERP de 5ème catégorie est plus souple en matière de sécurité des personnes et des biens en cas d’incendie. En revanche, les normes ERP en matière d’accessibilité sont identiques.

En raison de leur plus faible effectif admissible, les ERP de 5e catégorie sont soumis à des règles de sécurité allégées par rapport aux autres catégories. Ils ont toutefois certaines règles à respecter ! 

La sécurité incendie dans les ERP de 5ème catégorie

Afin de garantir la sécurité des personnes et des bâtiments, tous les constructeurs, exploitants et propriétaires d’ERP sont tenus de respecter un ensemble de normes pour la sécurité incendie.

Les ERP de 5ème sont également soumis aux obligations pour la sécurité incendie.

Ainsi l’établissement :

• Doit être facilement accessible de l’extérieur pour les services de secours et de lutte contre l’incendie,
• Doit être conçu de façon à permettre l’évacuation rapide et sans panique des occupantsdu bâtiment. Les portes, les accès, les escaliers et autres dégagements ne doivent pas être encombrés,
• Doit être conçu en privilégiant des matériaux et des équipements présentant de bonnes caractéristiques de résistance au feu,
• Doit obligatoirement disposer d’un système de sécurité incendie(SSI) qui permet d’alerter en cas de danger, mais également de faciliter l’évacuation et de limiter la propagation de l’incendie. Le SSI englobe tous les dispositifs d’alarmes, d’évacuation et de lutte contre l’incendie (sprinkler, extincteurs, trappes de désenfumage, etc.).

ERP 5 accueillant moins de 20 personnes : une réglementation allégée

Ils doivent :

1. Maintenir en bon état les installations techniques et moyens de secours,
2. Disposer d’une installation électrique conforme,
3. Disposer d’un extincteur approprié au risque,
4. Disposer d’un moyen d’alarme incendie,
5. Disposer d’un moyen d’alerte des secours.
6. Mettre à jour un registre de sécurité.*

ERP 5 accueillant plus de 20 personnes : des obligations étendues

ils doivent eux prévoir :

1. Des vérifications périodiques des installations ou équipements techniques,
2. L’existence de dégagements (portes, couloirs, circulations, escaliers, rampes) suffisamment nombreux, bien répartis et utilisables,
3. Le signalement des cheminements d’évacuation,
4. La conformité des installations électriques,
5. La qualité des matériaux utilisés lors des travaux,
6. Au moins un extincteur portatif à eau pulvérisée,
7. Une (ou des) issue(s) de secours dégagée(s),
8. Un système d’alarme de type 4 au minimum,
9. Un système d’alerte par téléphone urbain,
10. Des consignes de sécurité,
11. Un plan schématique (sous forme d’une pancarte inaltérable), dit plan d’intervention, doit être apposé à l’entrée des établissements implantés en étage ou en sous-sol. Le plan a pour but de faciliter l’intervention des sapeurs-pompiers.
12. Mettre à jour un registre de sécurité *

*La tenue d’un registre de sécurité n’est pas obligatoire pour les ERP de catégorie 5 sans locaux à sommeil. Ce dernier est cependant fortement recommandé, car il permet notamment d’assurer la traçabilité des vérifications périodiques. Il peut-être sous forme papier ou numérique.

Quelles sont les obligations Accessibilité des ERP 5 ?

Les ERP de 5e catégorie, doivent également respecter les règles d’accessibilité. En effet, tout ERP doit être accessibles à toute personne handicapée, peu importe la nature du handicap. Ils sont contrôlés par la commission consultative départementale de sécurité et d'accessibilité pour assurer le respect de ces règles. 

En amont de l’exploitation, il vous faudra prêter attention à :

1. Le stationnement, les accès et les espaces extérieurs,
2. La circulation dans les bâtiments et entre les différents niveaux,
3. L’aménagement des sanitaires,
4. Les portes, sorties, parois et revêtements de sol,
5. Ou encore le mobilier et les équipements installés.

Notez qu’il existe quelques spécificités d’accessibilité dans les ERP 5 :

1. Les ERP 5 qui ne remplissent pas de mission de service public ne sont pas tenus d’installer de boucle à induction magnétique,
2. Par leur nature et leur taille, les ERP 5 sont tenus de proposer toutes les prestations sur un niveau accessible,
3. Les démarches pour l’attestation d’accessibilité sont simplifiées pour ces établissements. Il leur suffit de présenter une attestation sur l’honneur spécifiant que les locaux sont conformes aux normes réglementaires.

La direction du GEM doit veiller à ce que son ERP respecte l’ensemble des règles de sécurité et d’accessibilité tout au long de l’exploitation. Des sanctions pénales sont prévues par la législation en cas de manquement.

Où trouver du soutien et des explications localement :

Un établissement peut connaître sa catégorisation en ERP en contactant le service départemental d’incendie et de secours SDIS n° départemental

Un bureau de contrôle technique du bâtiment est l’interlocuteur idéal savoir si votre GEM est aux normes et vous guider pour le rendre conforme aux normes ERP.

Comment demander une dérogation ?

Le gestionnaire d’un ERP existant ,si un aspect spécifique de l’accessibilité technique est problématique, peut tenter de solliciter une demande de dérogation par l’intermédiaire du formulaire Cerfa n°13824*04.

Pour chaque dérogation demandée, le gestionnaire doit préciser :

• Les règles à déroger,
• Les éléments du bâtiment concernés par la demande de dérogation,
• Le motif de dérogation,
• Les justifications de la demande et les éventuelles mesures de substitution envisagées (obligatoires pour un ERP remplissant une mission de service public).

Sanctions en cas de non-respect des normes en ERP 5

ATTENTION !   En cas de non-respect des normes applicables dans un ERP, Il encourt également une fermeture administrative temporaire ou définitive ordonnée par le maire ou le préfet. Des sanctions pénales peuvent être envisagées dans certains cas. Si un ERP ne respecte pas la réglementation, une amende pouvant aller jusqu’à 45 000 € est encourue, ainsi qu’une peine de prison allant jusqu’à six mois.

l’obligation d’avoir un DEA en ERP5 depuis janvier 2022

Depuis le 1er janvier 2022 les GEM en tant qu’ ERP de la catégorie 5 accueillant des PSH sont concernés. En effet fin de lutter contre la mort subite par arrêt cardiaque, la majeure partie des ERP sont soumis à l’obligation de s’équiper en Défibrillateur Automatisé Externe (DAE).

Qu’est-ce que le DEA ?

C’est est un équipement médical portable qui est utilisé pour réanimer une personne victime d’un arrêt cardiaque en stimulant le cœur par  un choc électrique. Le DEA indique également à l’utilisateur les gestes de premiers secours à réaliser. Il existe deux types de DAE qui peuvent être installés dans les ERP :

• Les défibrillateurs semi-automatiques: ce type de DAE détermine s’il est nécessaire de choquer la victime, mais l’utilisateur doit appuyer sur un bouton pour délivrer le choc,
• Les défibrillateurs automatiques: ce type de DAE détermine également s’il est nécessaire de choquer la victime, mais celui-ci administre le choc automatiquement, sans intervention de l’utilisateur.

il est conçu pour être utilisé par toute personne. Le décret n°2007-705 du 4 mai 2007 relatif à l’utilisation des DAE par des personnes non-médecins stipule que : “Toute personne, même non-médecin, est habilitée à utiliser un DAE, quel que soit son âge.”

N’importe quel citoyen est ainsi capable de porter secours à une personne en détresse. Une assistance vocale indique à l’utilisateur les démarches à réaliser, du massage cardiaque au placement des électrodes. Le DAE est capable de diagnostiquer la nécessité de choquer ou non la victime.

Où l’installer ?

Le défibrillateur doit être installé dans un endroit visible et facile d’accès afin de permettre une prise en charge rapide et efficace de l’urgence médicale( cf article R. 123-58 du CCH) :

• Le DAE doit idéalement être installé en extérieur afin que celui-ci soit accessible en permanence, même pendant les heures de fermeture de l’ERP,
• Le DAE doit être installé dans un boîtier de protection adapté afin de le protéger contre les agressions externes(intempéries, dégradation, vol, etc.),
• Le DAE doit idéalement être installé sur un bâtiment qui est connu de tous et facilement identifiable.

Quelles sont les obligations liées à la possession d’un défibrillateur ?

Le propriétaire d’un ERP qui est soumis à l’obligation de disposer d’un DAE est considéré comme l’exploitant du dispositif selon l’article R. 5211-5 du code de la santé publique. En tant qu’exploitant du DAE, celui-ci doit respecter trois obligations.

1. L’obligation de maintenance

L’exploitant d’un DAE en ERP doit assurer une maintenance régulière de l’appareil et de ses accessoires (batterie et électrodes) afin de s’assurer que celui-ci soit opérationnel à tout moment.

2. L’obligation de signalétique

L’exploitant d’un DAE doit également mettre en place une signalétique qui permet à toute personne témoin d’un arrêt cardiaque d’accéder au DAE en un minimum de temps.

L

Les GEM, sont des ERP (établissements recevant du public)          

à minima de catégorie 5 J

 D’où des normes strictes pour la sécurité des occupants