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Conseils pour les Formalités constitutives de l’association porteuse du GEM

Les formalités constitutives de la création de l’association s’organisent autour des quatre points clés : l’AG constitutive, le dépôt en préfecture, la publication au JO des associations et fondations d’entreprise et l’ouverture d’un compte bancaire.

Extrait du cahier des charges des GEM 2019  

 « B. – Le statut d’association et l’autodétermination des membres du GEM

l’existence de cette association régie par les dispositions de la loi du 1er juillet 1901 (3) relative au contrat d’association est la condition fondamentale dont le respect entraîne le conventionnement du GEM. A défaut d’être 21 juillet 2019 JOURNAL OFFICIEL DE LA RÉPUBLIQUE FRANÇAISE Texte 2 sur 77 acquise d’emblée, la constitution de l’association est un objectif prioritaire du GEM, dont le terme doit être précisé dans le projet porté par les membres et mentionné dans la convention de financement souscrite entre l’ARS et le promoteur du projet. »

Assemblée générale constitutive

La tenue d’une assemblée générale constitutive n’est pas légalement obligatoire, on peut créer une association à deux personnes dans son salon …

Toutefois ,dans l’esprit du cahier des charges, réunir un groupe de personnes représentatif aura plus de sens, d’où la demande faite aux répondeurs à l’appel à projet des ARS de créer un collectif préalable qui pourra initier la création. Il est indiqué dans le CC « Comme dans toute association relevant de la loi du 1er juillet 1901 relative au contrat d’association, les adhérents du GEM participent de plein droit avec voix délibérative aux assemblées générales, qui doivent permettre de déterminer les grandes orientations du groupe d’entraide mutuelle et constituer des temps d’échanges et d’information pour tous les adhérents. »

L’adoption des statuts

La loi de 1901 relative au contrat d’association ne détermine pas comment celle-ci doit être administrée. Ainsi, vous est totalement libre de décider dans vos statuts comment votre association sera gérée. Cette gestion peut être assurée par : l’assemblée générale, un bureau, un président, ou bien par un conseil d’administration. Rappelez-vous tout de même que pour être financé par l’ARS vous devez vous conformer aux obligation du cahier des charges.

Dans le cas où une association souhaite être reconnue d’utilité publique ou obtenir un agrément, alors elle devra adopter des statuts types. Ces statuts prévoient que l’association doit comporter : une assemblée générale, un bureau et un conseil d’administration, toutefois certaines ont pu choisir la collégialité.

L’assemblée générale constitutive, si elle a lieu, est convoquée par les personnes qui ont pris l’initiative de la création de l’association ; on les appelle les fondateurs. Etablissez une liste de ces fondateurs, d’office ils sont de fait  adhérents de l’association au jour de l’assemblée générale constitutive et conservez-la dans les archives de l’association.

La convocation est adressée à toutes les personnes que vous jugez susceptibles de vouloir participer de manière constructive à la constitution et au fonctionnement de l’association.

Les fondateurs présentent alors aux personnes présentes les statuts qu’ils ont élaborés ; ils entendent les remarques de l’assemblée et, le cas échéant, peuvent s’ils le souhaitent effectuer des modifications. Ensuite les fondateurs procèdent à la validation de ces statuts.

L’association  GEM sera constituée entre tous les membres qui adopterons les statuts.

Il n’y a pas de Quorum pour cette assemblée puisqu’à cette heure il n’y a pas d’adhérents à part les fondateurs qui le sont de fait.

Dans le cas où le choix se porte sur un conseil d’administration, alors les statuts de l’association devront préciser ses attributions, ses pouvoirs, son fonctionnement. Idem pour tout autre mode de gouvernance choisi.

La désignation des administrateurs

Les statuts de l’association adoptés, les membres adhérents pourront, conformément à ces mêmes statuts, élire leurs administrateurs. Ceux-ci formeront le Conseil d’Administration .

Pensez à vérifier que les personnes postulantes à un mandat ont les droits pour faire fonctionner vos comptes bancaires mais aussi pour gérer vos données associatives…Certaines personnes de par leur métier peuvent être en conflits d’intérêt, ou d’autre être frappées d’une interdiction de gerer ou d’une OQTH, être sous une protection juridique qui ne le permettrait pas ( TUTELLE par exemple) etc. Les candidats doivent être transparents sur ces points. Ils peuvent néanmoins être membre de l’association.

Suivra ensuite une réunion de conseil d’administration, publique ou privée au choix de chacun, afin de désigner, un bureau (si les statuts en prévoient l’existence).Avoir un bureau n’est pas une obligation, il existe de multiples formes de gouvernance.  les membres du bureau qui seront chargés d’effectuer les premières démarches, comme la déclaration de l’association en préfecture et, si besoin, l’ouverture d’un compte bancaire.

La désignation des dirigeants

Après l’assemblée générale constitutive, se tiendra le premier conseil d’administration de l’association chargé d’élire les membres du bureau conformément aux statuts.

Délégations de pouvoir : Ce conseil déléguera à l’un des membres élus les pouvoirs nécessaires, le cas échéant, à l’accomplissement des formalités administratives de constitution de l’association (déclaration à la préfecture et publication de cette déclaration au Journal officiel des associations et fondations d’entreprise).

Le Cerfa 13971* 04 permet de déclarer les personnes chargées de l’administration de votre association.

Notre conseil : afficher les noms, voir un trombinoscope des administrateur voir pour visualiser le mode de fonctionnement du GEM un organigramme peut être mis en place.

Le Choix de l’association marraine

Extrait du cahier des charges des GEM 2019                                                                                                                                    « C. – Le Parrainage                                                                                                                                         Une des conditions à remplir par l’association constituant le GEM pour être conventionnée et financée en tant que GEM est d’avoir le soutien d’un parrain et de conclure une convention de parrainage de manière à faciliter le bon fonctionnement du GEM.»                                                                                                                                                      

Pour cette raison l’AG doit soit reconduire l’association marraine ayant été identifiée lors de l’appel à projet ou une autre. c’est à l’AG  de trancher.  Dans tous les cas une convention de gestion sera à rédiger. L’AG doit donner mandat à son CA pour rédiger le cas échéant la convention de parrainage. Cette convention est à envoyer à l’ARS.

Le Choix du mode de gestion : autonomie, prestataire de service ou gestionnaire

Extrait du cahier des charges des GEM 2019                                                                                         

"D. – Les moyens humains et matériels du groupe d’entraide mutuelle                                                                      Il est rappelé ici que l’objectif reste prioritairement la gestion directe par le GEM de son activité et de ses moyens humains et matériels. Le GEM peut cependant décider de faire appel à des prestations extérieures notamment pour la gestion des ressources humaines et la gestion financière. Cette décision et ses modalités doivent être actées par les instances officielles du GEM (AG, CA). »

L’assemblée générale constitutive doit dès lors faire un choix et donner mandat à son CA pour rédiger le cas échéant la convention de gestion avec un prestataire de service ou avec un organisme gestionnaire de son choix. Le gestionnaire, si le choix en est fait, peut être l’organisme ayant répondu à l’appel à projet ou un autre c’est à l’AG du GEM , dans tous les cas une convention de gestion sera à rédiger. Cette convention est à envoyer à l’ARS.

Déclaration en préfecture

Contenu de la déclaration

La déclaration doit mentionner :

• le titre exact et complet de l’association
• l’objet, c’est-à-dire le(s) but(s) poursuivi(s) par l’association ;
• l’adresse du siège de l’association
• les nom, profession, domicile et nationalité des personnes chargées de l’administration de l’association c’est-à-dire, traditionnellement, des membres du conseil d’administration et, s’il y en a un, du bureau.

Cette déclaration doit être signée par au moins deux dirigeants de l’association, et accompagnée d’un exemplaire des statuts  datés et signés par au moins deux des dirigeants (ainsi que le cas échéant, un original ou d’un extrait du procès-verbal de l’assemblée générale constitutive et du conseil d’administration).

Aucun délai n’est imposé par la loi pour l’accomplissement de cette formalité de déclaration. Toutefois, dans la mesure où le bénéfice de la personnalité morale de l’association dépend de cette déclaration, mieux vaut l’effectuer le plus vite possible et l’administration peut faire jouer la règle des trois mois.

Les services préfectoraux sont tenus de donner récépissé du dépôt de la déclaration dans les cinq jours de la date de ce dépôt. Ce récépissé précise le numéro du Répertoire national des associations (RNA) attribué à l’association. Les associations qui relèvent du droit local (Alsace et département de la Moselle) ne disposent pas d’un numéro RNA. il se peut que le délai de délivrance du récépissé, fixé dans les textes à 5 jours, soit plus long dans certaines 

La démarche  La démarche peut aujourd’hui se faire directement en ligne depuis le site « Le Compte Asso ». Nous vous conseillons vivement d’y avoir recours cela vous permettra de retrouver ultérieurement facilement tous ces documents.

En matière de déclaration d’association, le préfet a compétence liée. Cela signifie qu’il ne peut, pas plus que ses services, refuser d’enregistrer la création d’une association, sauf à ce que les conditions posées par la loi de 1901 ne soient pas remplies : remise d’un exemplaire des statuts, informations sur les administrateurs (au moins deux) : noms, professions, domicile et nationalité.

À noter que la loi ne précisant rien concernant la rédaction des statuts, l’administration n’a t aucunement le pouvoir d’exiger quelque modification que ce soit aux statuts présentés.

Publication au Journal officiel

Une association peut fonctionner sans faire l’objet d’une déclaration (association de fait). Toutefois, pour avoir la capacité juridique, et pour ce qui concerne les associations portant un GEM, pouvoir signer la convention pluriannuelle, elle doit être déclarée à la préfecture. Cette déclaration peut se faire grâce au formulaire Cerfa n° 13973*04 ou sur papier libre.

Obtention de « la capacité juridique »

L’association acquiert la capacité juridique seulement le jour où elle est rendue publique par une mention au Journal officiel des associations et fondations d’entreprise (JOAFE). Cet extrait de sa déclaration, mentionne le nom de l’association, son objet, l’adresse de son siège social. Conservez précieusement l’original de ce document et pensez à le scanner ou le photocopier. La publication est la carte d’identité de votre association.

Cette demande d’insertion au Journal officiel est gratuite et est effectuée, par les dirigeants ou administrateurs, dans le délai d’un mois à compter de la déclaration en préfecture.  Arrêté du 25 nov. 2019, JO 26 nov., texte n° 1 NOR : PRMX1930400A            Arrêté du 9 nov. 2017 modifié, art. 2-1°, JO 21 déc., texte n° 2 NOR : PRMX1729107A

Le JOAFE est mis à jour hebdomadairement (tous les mardis), soyez patient. Voir le site internet journal-officiel.gouv.fr, page de consultation des annonces officielles des associations.

Désormais, la Direction de l’information légale et administrative permet de télécharger gratuitement la copie certifiée conforme de toute insertion publiée au Journal officiel des associations et fondations d’entreprise (JOAFE), laquelle est délivrée au format pdf dans des conditions garantissant son authenticité.

Pour rectifier ou annuler une annonce déjà publiée au JOAFE, il faut s’adresser directement à la préfecture concernée, il n’est pas possible de faire une déclaration en ligne.

Le compte bancaire

Ouvrir un compte bancaire pourquoi ?

« Il est rappelé ici que l’objectif reste prioritairement la gestion directe par le GEM de son activité et de ses moyens humains et matériels. Le GEM peut cependant décider de faire appel à des prestations extérieures notamment pour la gestion des ressources humaines et la gestion financière. Cette décision et ses modalités doivent être actées par les instances officielles du GEM (AG, CA). »        

 Pour pouvoir recevoir les fonds l’ouverture du compte bancaire est un passage obligé. La subvention peut-être à titre transitoire versé à l’association gestionnaire si le choix en a été fait. Mais les modalité de reversement doivent-être inscrites dans la convention.

Le compte bancaire permettra aussi de percevoir d’autres subventions( ville, département, fondation etc.) mais aussi les cotisations. Il permettra une facilité des paiements par carte et par virement pour régler les charges fixes.

Quelles sont les pièces à fournir au banquier ?

• Un exemplaire des statuts certifié conforme par le président ;
• Un extrait du Journal officiel des associations et fondations d’entreprise publiant la déclaration initiale de la création de l’association (ou les modifications ultérieures). En cas de perte, le télécharger sur le site internet du Journal officiel ;
• Le récépissé de déclaration de l’association délivré par la Préfecture ;
• Le justificatif de la nomination des membres du Conseil d’administration et des membres du bureau et de la durée de leurs fonctions (extrait de la délibération de l’Assemblée Générale et, éventuellement, de celle du Conseil d’administration).
• Un extrait du procès-verbal du Conseil d’administration désignant la ou les personne(s) habilitée(s) à ouvrir et à faire fonctionner le(s) compte(s), certifié conforme. En pratique, la personne habilitée est le trésorier de l’association mais le président ou une autre personne peut être nommée. Ce document est à remettre chaque année à son banquier après la tenue de l’Assemblée général ;
• La pièce d’identité de la personne habilitée à faire fonctionner les comptes.

Il ne s’agit pas là d’une liste officielle. Le banquier peut exiger la fourniture de pièces supplémentaires. Il est souhaitable de faire jouer la concurrence mais également de prendre en compte la proximité.

En cas de changement de bureau, pensez à mettre à jour , auprès de votre banquier, les personnes habilitées à faire fonctionner les comptes de votre association.

Les démarches en ligne pour les associations

« Compte Asso »,est un compte personnalisé qui vous permet, dans un espace unique :

• d’accéder en ligne aux services administratifs dédiés aux associations grâce à un identifiant et un mot de passe uniques ;
• d’effectuer vos démarches en ligne ;
• créer votre association de façon complètement dématérialisée (e-création) ;
• demander des subventions auprès d’une administration d’Etat, voire d’une collectivité locale (e-subvention) ;
• consulter des annonces publiées au Journal officiel associations et fondations d’entreprise (JOAFE) concernant votre association ;
• publier vos comptes annuels et le rapport du commissaire aux comptes, lorsque l’association a bénéficié de dons et/ou de subventions à hauteur de 153 000 € ;
• déposer en ligne vos bilans d’exécution au titre du Fonds Social Européen (FSE) ;
• déclarer les modifications (e-modification) intervenues dans la vie de votre association : modifications de l’équipe des administrateurs, du titre, de l’objet, du siège social, des statuts, de la liste des établissements, de la situation patrimoniale, de la composition d’une union ou d’une fédération, des coordonnées de l’association ;
• dissoudre votre association (e-dissolution) ;
• adhérer et accomplir les formalités (déclaration de salariés, etc.) liées au dispositif du « Chèque emploi associatif » ;
• de retrouver traces de vos démarches antérieures…
•  

le RNA , le SIRET

Le GEM reçoit des subventions en provenance de l’État  et comme c’est une association loi 1901, il doit faire une demande d’immatriculation doit être effectuée via le compte asso en procédant ainsi :

• 1. Créer un compte de personne physique
• 2. Intégrer votre association dans votre compte à partir de son n° RNA
• 3. Une fois celle-ci intégrée, dans l’accueil de votre compte asso, cliquer sur « Demander l’attribution d’un n° Siret », saisir la demande et à l’étape 3, la transmettre.

Le SIREN

L'association du GEM pourra être l’employeur de ses animateurs ou autre personnel salarié. L’inscription dans le répertoire Sirene doit alors être demandée au centre de formalités des entreprises (CFE) de l’Urssaf à laquelle sont versées les cotisations. Il transmettra la demande à l’Insee qui procèdera à l’inscription au répertoire et à l’attribution du numéro d’identification.

L’Insee attribue un identifiant unique, le numéro Siren (composé de 9 chiffres) aux personnes morales et physiques et le numéro Siret à chacun de leurs établissements. Le n° Siret (14 chiffres) est composé du n° Siren de la personne morale, et du code NIC (5 chiffres) qui identifie l’établissement au sein de la personne morale. Le Siren est l’un des numéros d’identification qui peut être exigé d’une association dans ses relations avec les administrations ou organismes.