D'Asperrance vers Asperance...

 

 

 

 

 

 

La creation de l’association GEM

 

par Françoise MARRÉ 

 

 

 

 Comment définir son projet de GEM ?

 

 

Premier préalable LIRE ENSEMBLE le cahier des charges de 2019 :

 

L’émergence des GEM Autisme dans le cadre de la Stratégie nationale pour l’autisme au sein des troubles du neurodéveloppement (TND) 2018-2022. En effet, l’engagement no 4 de la stratégie « Soutenir la pleine citoyenneté des adultes » prévoit la création d’un GEM Autisme dans chaque département d’ici 2022. Afin de répondre à cet objectif, un groupe de travail national réunissant les différents acteurs impliqués dans le fonctionnement des GEM (Délégation interministérielle autisme – DIA, CNSA, Direction générale de la cohésion sociale – DGCS, ARS, associations représentatives des GEM, personnes concernées) s’est réuni de janvier à mars 2019 et a travaillé à la révision du cahier des charges national des GEM. Ce travail a été présenté au comité national de suivi des GEM le 29 mars 2019 et a fait l’objet d’une parution par arrêté du 27 juin 2019. 

lien

 

 

Bien formuler le projet  du collectif dès le départ est important :

 

Qui sommes-nous ? 

Que faisons-nous ? 

Quels sont nos objectifs et nos moyens pour les réaliser ?

Quels sont nos points de vigilance ?

Dans le cadre du dispositif GEM le cahier des charges vous guide très largement, mais vous pouvez enrichir de vos propres valeurs et souhaits. Attention ils ne devront pas le contredire !

 

 Cette démarche permettra de donner de la légitimité et du sens à ce que vous faites. Elle vous aidera à fédérer les membres de l’association, trouver des bénévoles et obtenir des aides.  Elle vous sera en outre utile pour formaliser l’objet de votre association dans les statuts et plus tard à rédiger si vous le jugez utile une charte des valeurs que vous portez. 

 

Je me permets de conseiller departager cette démarche avec votre future association marraine, vous pourrez profiter ainsi de son retour d’expérience. Mais dans tous les cas vous gardez la main sur votre projet qui devra s’inscrire dans l’esprit et en conformité du cahier des charges de 2019 !

 

Suit un moment crucial la rédaction du projet et sa soumission à l'ARS que ce soit en réponse à appel à projet ou une proposition spontanée de projet !

 

On a obtenu l’accord on passe à la CRÉATION DE L’ASSOCIATION ! 

 

 

C’est un moment important car il est dit dans cahier des charges si l’association n’est pas montée dans un délai de 3 ans « on peut considérer que l’objectif du GEM n’est pas atteint et remettre en cause son financement ».

Le cahier des charges des GEM pour le dispositif qui nous intéresse précise qu’elle doit être sous la forme de la loi 1901 !

 « B. – Le statut d’association et l’autodétermination des membres du GEM                                                             

 L’existence de cette association régie par les dispositions de la loi du 1er juillet 1901 (3) relative au contrat d’association est la condition fondamentale dont le respect entraîne le conventionnement du GEM. A défaut d’être 21 juillet 2019 JOURNAL OFFICIEL DE LA RÉPUBLIQUE FRANÇAISE Texte 2 sur 77 acquise d’emblée, la constitution de l’association est un objectif prioritaire du GEM, dont le terme doit être précisé dans le projet porté par les membres et mentionné dans la convention de financement souscrite entre l’ARS et le promoteur du projet. »

 

 

Il va vous falloir effectuer les formalités suivantes :

 

• Fixer le siège social de l’association ;

• Rédiger nos Statuts de l’association ;

• Réunir l’Assemblée Générale Constitutive (composée de tous les membres fondateurs) afin de décider de la création de l’association ;

• Déclarer l’association Au greffe des associations territorialement compétent et déclarer les personnes en charge de son administration, soit en ligne, via le Compte Asso, soit en utilisant les formulaires Cerfa correspondants.

 

 

Le greffe des associations procède alors automatiquement à l’inscription de l’association nouvellement créée au répertoire national des associations (RNA). En pratique, il suffira de préciser la volonté de publication au JOAFE dans le formulaire de déclaration, pour que le greffe des associations transmette la demande à la Direction de l’information légale et administrative (Dila).

Il vous faut également demander l’attribution d’un numéro SIREN dès la réception de votre RNA ; pour pouvoir demander d’autres subventions auprès de l’Etat ou de vos collectivités territoriales et pour pouvoir embaucher ses salariés, des prestataires etc. Plus 

 

 

 

LES STATUTS

 

La signature des statuts de l’association est  l'acte fondateur de sa  création.  Ils comportent les informations décrivant l’objet (ou le but) de l’association et ses règles de fonctionnement, ils pourront par la suite être complétés par un règlement intérieur. En cas de conflit, ce seront les statuts qui primeront sur le règlement intérieur.

 

 

Une association loi 1901, sous  le principe de liberté contractuelle a une totale liberté dans la rédaction de ses statuts, mais en tant que Groupe d’Entraide Mutuelle financé par les pouvoirs publics vous avez quelques obligations à respecter. Rappelez-vous tout de même que pour être financé par l’ARS vous devez vous conformer aux obligations du cahier des charges. 

Dans le cas où votre association pourrait souhaitée être reconnue d’utilité publique ou obtenir un agrément, alors nous vous conseillons d’adopter directement des statuts types, qui prévoient que l’association doit comporter : une assemblée générale, un bureau et un conseil d’administration. Ce qui va également dans le sens du cahier des charges cherchant à impliquer largement les membres.

 

 

Voici un exemple de découpage par article  ce n’est qu’un exempleparmi d'autre :

 

ARTICLE 1er : NOM DE L’ASSOCIATION

Il est fondé entre les adhérents aux présents statuts une association régie par la loi du 1er juillet 1901 et le décret du 16 août 1901, 

ayant pour non xxxxxxxxxxx

 

 

VU la loi 2005-102 du 11 février 2005, relative aux droits des personnes handicapées,

VU l’arrêté du 27 juin 2019 relatif au cahier des charges des groupes d’entraide mutuelle,

 

 

ARTICLE 2 : OBJET SOCIAL

De l’objet de l’association vont découler des obligations différentes ; le travail fait en préalable devrait vous y aider.

L’association XXXXXX a pour objet de soutenir et promouvoir la participation sociale et la citoyenneté de personnes adultes isolées concernées par les mêmes problématiques TSA. Ce dans la lignée de la loi du 11 février 2005 pour l’égalité des droits et des chances (CF préambule du cahier des charges) … développer ensuite avec votre travail préalable sur vos valeurs et ce qui vous pousse à créer l’association etc.

 

ARTICLE 3 : CADRE LÉGAL ( on se basera essentiellement sur le cahier des charges)

 

L’association constitue pour ses adhérents un moyen de compensation et de prévention du handicap, trouvant sa base légale dans la loi n° 2005-102 du 11 février 2005. Elle répond à l'Arrêté du 18 mars 2016 fixant le cahier des charges des groupes d'entraide mutuelle en application de l'article L. 14-10-5 du code de l'action sociale et des familles. (CF préambule du cahier des charges) …

Conformément au cahier des charges de l’ARS (région) le GEM xxxxxx est parrainé par une association, les modalités de parrainages sont actées par les instances officielles du GEM (AG, CA). 

Si l’objectif reste prioritairement la directe par le GEM de son activité et de ses moyens humains et matériels, le GEM peut cependant décider de faire appel à une association gestionnaire pour la gestion des ressources humaines et la gestion financière. Cette décision et ses modalités doivent être actées par les instances officielles du GEM (AG, CA).

L’association marraine ne peut être l’association gestionnaire.

Pour ce faire, il existe distinctement une convention de parrainage et une convention de gestion, ce Conformément à L'arrêté du 27 juin 2019 fixant le cahier des charges des groupes d’entraide mutuelle en application de l’article L. 14-10-5 du code de l’action sociale et des familles.

Le GEM n’a pas pour mission la prise en charge des personnes et donc pas vocation à se substituer aux prestations issues du secteur médico-social, ni aux entités œuvrant dans le secteur.

Cependant, le GEM, composé d’experts d’usage, doit être reconnu comme un acteur à part entière du réseau de son territoire.

 

 

ARTICLE 4 : MOYENS MIS EN OEUVRE

Lister ici tous les moyens qui seront mis en œuvre : location du local, embauche, bénévoles, déplacements, activités, sources de revenus…

 

 

ARTICLE 5 : L’ASSOCIATION MARRAINE / ne pas inscrire le nom de l’association pour ne pas refaire vos statuts si vous en changiez ( et oui ca peut arriver dans la vie du GEM)

Dans l’esprit de la loi n°2005-105 du 11 février 2005 pour l’égalité des droits et des chances, la participation et la citoyenneté des personnes handicapées et conformément à l’arrêté du 27 juin 2019,fixant le cahier des charges des Groupes d'Entraide Mutuel en application de l’article L.14-10-5 du Code de l’Action Sociale et des Famille, l'association en tant que GEM XXXXXX est épaulée, dans son fonctionnement par une association marraine avec laquelle les relations sont définies par une convention de parrainage. 

« Le rôle du parrain consiste à soutenir le GEM dans son fonctionnement associatif avec une position de tiers et de médiateur, notamment en cas de difficultés ou de conflits (internes, entre professionnels et membres du GEM, avec le cas échéant les prestataires de services ou l’association gestionnaire…). Il veille ainsi au respect de l’éthique des GEM, notamment par une mise en œuvre adéquate du cahier des charges, en particulier sur le respect du choix des adhérents du GEM, dans la limite des réglementations en vigueur (droit du travail, règles budgétaires…). Il peut 21 juillet 2019 JOURNAL OFFICIEL DE LA RÉPUBLIQUE FRANÇAISE Texte 2 sur 77 aider le GEM à s’organiser et, en cas de crise, assurer temporairement certaines des missions de l’association, sans toutefois s’y substituer ou la mettre « sous tutelle ».

Vous pouvez souhaiter ici ajouter des points précis sur l’action de celle-ci au sein du GEM, votre possibilité à choisir l’interlocuteur, la confidentialité des échanges etc. mais ils pourront tout aussi bien être précisé dans votre convention de parrainage. Au collectif de voir, la pertinence de placer certains points dans les statuts pour les rendre plus difficilement contournable par exemple … 

 

 

ARTICLE 6 : l’ORGANISME GESTIONNAIRE / PRESTATAIRE DE SERVICE si le choix en est fait / ne jamais nommer le prestataire ou le gestionnaire pour ne pas avoir à refaire vos statuts si vous en changiez

 

 

Dans l’esprit de la loi n°2005-105 du 11 février 2005 et conformément à l’instruction DGCS/SDB/2016/277 du 9 septembre 2016 relative aux modalités de pilotage des Groupes d’Entraide Mutuelle par les Agences Régionales de Santé (ARS) au regard du nouveau cahier des charges fixé par arrêté du 27 juin 2019, « Pour la gestion administrative et comptable de ces moyens matériels et humains, le GEM peut se faire épauler par des professionnels extérieurs, en particulier dans le cadre de prestations de services. Si, dans un souci d’optimisation de l’utilisation de moyens, l’appui d’une association gestionnaire de structures est recherché, il est impératif que le GEM concerné fasse l’objet d’une gestion spécifique et distincte. En outre, le GEM peut solliciter l’aide de personnes bénévoles. Ces différentes formes d’appui doivent être formalisées par une convention qui précise les différentes tâches et formalités concernées, en particulier lors des prestations de service ou lors de l’appui d’une association gestionnaire ». « Cette décision et ses modalités doivent être actées par les instances officielles du GEM (AG, CA) ».

 

 

Une convention sera rédigée  préciser ici par qui ? CA, Bureau, AG, à vous de le définir... et signée entre le GEM et l’organisme choisi. Cette convention révisable (préciser la fréquence), détaillera l’ensemble des prestations demandées par le GEM ainsi que le montant global de la prestation fournie et des conditions de facturation.

Surtout ne pas fixer de montant dans vos statuts pour avoir la liberté de négocier( le cahier des charges suggere de na pas dépasser 7% des 78 000e initiaux de 2019))

 

 

ARTICLE  7 : DURÉE 

L’association est créée pour une durée illimitée, ce à compter de sa déclaration préalable effectuée auprès de la préfecture du département où l’association à son siège social conformément à l’article 5 de la loi du 1er juillet 1901.

 

 

ARTICLE  8 : SIÈGE SOCIAL

Le siège social est fixé adresse du siège qui peut être différent des locaux d’accueils (surtout si logé par un gestionnaire ou une association marraine, préférez alors l’adresse du président par exemple), Il pourra être transféré sur simple décision (du conseil d’administration ou autre à vous de choisir) si nécessaire.

 

 

ARTICLE 9 : RESSOURCES

Lister les ressources dont pourrait potentiellement bénéficier l’association sans oublier citer subvention de l’ARS sans indiquer de montant car il peut changer.

 

ARTICLE 10 : COMPOSITION

 

10.1 Les membres de l’association

L’association est composée des membres suivants : lister les qualités de membres que vous envisagez, la durée et les droits de chacun. Exemple : Les membres d’honneur, Les membres actifs, les Bénévoles. Bien lister les droits et obligations en matière de formation, de respect des statuts et de la charte que les salariés…

 

 

10.2 Perte du statut de membre

Les membres de l’association tels que définis dans l’article 10.1 des présents statuts perdent leur qualité de membre en cas de : lister les causes, par exemple : Décès, Défaut de paiement (préciser le délais), Démission (préciser la modalité pour entériner la démission etc.), l’exclusion (préciser les motifs et modalité), pour une personne morale, par mise en redressement judiciaire ou dissolution, pour quelque cause que ce soit.

 

 

ARTICLE 11 : CONDITIONS D’ADMISSION

Lister ici les conditions pour devenir adhérents, le mode de validation de l’adhésion, les droits et les devoirs de l’adhérents succinctement vous pourrez les détailler dans un règlement intérieur.

Le nombre d’adhérents sera limité de fait par la taille et la capacité effective des locaux.

un conseil n'oubliez pas que le GEM n'est pas une structure médico sociale, que c'est la pairaidance qui en est le priincipe. Donc questionnez vous sur quel degré d'autonomie vous pouvez accompagner en pairaidance , c'est à dire avec vos seules "forces" , ne mettez pas en danger vos adhérents!  Pensez à vous mettre en connaissance des structures médico-sociales qui pourront  acceuillire les personnes que vous ne serez pas en mesure d'accueillir!

 

ARTICLE 12 : FONCTIONNEMENT

 

12.1 Le Conseil d’Administration

 

12.1.1 Composition du Conseil d’Administration

❖ Précisez le nombre de sièges au CA ( conseil: ne voyez pas trop grand mais pensez paut-être à nommer des binomes par postes clef, à vous de réfléchir à la linéarité de votre disponibilité)

❖ Précisez la durée des mandats et le mode de renouvellement

❖ Précisez qui peut être candidat et comment présenter sa candidature…

❖ Préciser les modes de scrutin qui peuvent être choisis

❖ Précisez les conditions de validité des votes 

❖ Précisez les conditions et protocoles de démission et d’exclusion éventuelles

❖ Préciser les protocoles en cas de vacance de poste 

Et plus si besoin

 

 

12.1.2 Réunions du Conseil d’Administration 

❖ Précisez ici la fréquence de CA obligatoires et le mode de convocations

❖ Précisez la forme des réunions de CA prévues Présentielles/ Viso /mixte etc.

❖ Précisez les obligations des administrateurs en termes d’image, de protections des données en leur mains etc.

❖ Préciser les règles internes essentielles comme la confidentialité de échanges et/ou données 

❖ Préciser le mode de prise de décision au sein du CA

Et plus si besoin

 

 

12.2 Le Bureau  

 

12.2.1 Composition du bureau Attention le bureau n’est pas décisionnaire c’est le CA car la mission de gestion lui est confié par l’AGO.

 

Il est élu pour (combien de temps ? généralement un an pour un turn-over au sein du CA) par le CA constitutif de l’AGO annuelle et est composé de :

❖ Précisez le nombre de sièges ( attention il ne doit pas être decisionnaire donc ne pas dépasser la moitiée des siegeant au CA)

❖ Précisez qui peut être candidat et comment présenter sa candidature…

❖ Préciser les modes de scrutin qui peuvent être choisis

❖ Précisez les conditions de validité des votes 

❖ Précisez les conditions et protocoles de démission et d’exclusion éventuelles

❖ Préciser les protocoles en cas de vacance de poste 

     

     

12.2.2 Réunions du Bureau 

 

 

❖ Précisez les conditions de convocation ou réunion du bureau, ses fréquences…

❖ Précisez les modalités de réunion présentielle uniquement ou Visio possible. 

❖ Précisez les rôles de manière succincte ! en effet nous vous conseillons plutôt de le faire dans un règlement intérieur du GEM moins contraignant à modifier ; il suffira de préciser dans vos statuts de se référer au RI.     

❖ Préciser les protocoles en cas de vacance de poste.

❖ Le rôle de chacun peut être précisé ici mais nous vous conseillons plutôt de le faire dans un règlement intérieur du GEM moins contraignant à modifier ; il suffira de préciser dans vos statuts de se référer au RI.

❖ Ajouter tout ce qui semble essentiel au bon fonctionnement et à l’écoute mutuelle.

 

 

     12.3 Les Assemblées Générales

 

12.3.1 L’Assemblée Générale ordinaire

 

L’Assemblée Générale ordinaire est composée des membres actifs de l’association conseil. 

 

❖ Elle se réunit au moins une fois par an à l’initiative de … précisez par exemple si c’est celle du Président ou à défaut, ou à défaut à l’initiative du quart des membres du Conseil d’Administration, ou du quart des membres etc. 

❖ Préciser si l’AG est une réunion uniquement en présentiel ou si un mode de « Visio-assemblée » partiel pourra être proposé pour favoriser la participation maximale des adhérents si oui dans quelles conditions de validation des votes. 

❖ Préciser les délais d’envoi de la convocation

❖ Préciser le mode de communication de la convocation, le modèle de pouvoir

❖ Préciser les documents qui doivent y être annexé comme :  l’ordre du jour précisant les points à voter (on ne peut jamais voter un point non indiqué sur l’ordre du jour comme à voter) tout document permettant le vote éclairé et bien sûr le pouvoir…

❖ Préciser qui la préside et qui rédige le compte rendu

❖ Préciser qui expose la situation morale de l’association (rapport moral) ainsi que le rapport financier ? 

❖ Préciser comment sont pris en compte les pouvoirs, combien de pouvoir possible par membre présent.

❖ Préciser modalité des votes par courrier ou en ligne s’ils sont permis.

❖ Préciser comment sont pris en compte les votes et leurs modalités notamment si le vote à main n’est pas retenu. Nb : si un seul des membres s’y oppose le vote doit être à bulletin secret donc bien tout anticiper.

❖ Préciser la proportion de ses membres votants présent et représenté nécessaire pour la validité des votes de l’AGO.

❖ Préciser si l’AGO e peut statuer qui fixera le délai et les modalités de convocation d’une nouvelle AGO sans quorum imposé cette fois.

 

 

12.3.2 L’Assemblée Générale Extraordinaire

 

 

 L’Assemblée Générale Extraordinaire sera convoquée en cas de :

– modifications statutaires

– dissolution

– fusion, absorption

– achat ou vente de biens 

 

 Préciser qui la convoque et sous quel protocole, est-il le même que l’AGO ou le voulez vous diffèrant ,si oui pensez à le détailler.

 

 

 

 

12.4   Le(s)salariés(e)(s) et intervenants ou bénévoles (vous pourrez détailler plus avnat dans le reglement interieur et les contrat de travail ou convention d'intervention)

 

le cahier des charges dit que :

 

1. Les animateurs salariés aident les adhérents à s’organiser pour la réalisation de leur projet, ainsi qu’à établir des relations avec l’environnement et les institutions de la cité. Ils les aident à veiller au confort et à la gestion quotidienne du groupe.
2.  Ils apportent aux adhérents qui les sollicitent leur écoute, leur avis et leur conseil, mais sans jamais à leurs aidants professionnels.
3.  Ils peuvent intervenir tant dans les locaux du GEM qu’à l’extérieur. 
4.  Un membre du GEM peut devenir animateur salarié d’un GEM, sous réserve qu’il n’en soit pas ou plus adhérent.
5.  Les animateurs salariés du GEM peuvent être épaulés par des bénévoles. Les principes des interventions des personnes bénévoles doivent être précisés dans le règlement intérieur du GEM. Des conventions individuelles avec chaque bénévole peuvent ensuite préciser la nature et la durée de leurs interventions.
6.  Les animateurs salariés doivent avoir, une fiche de poste décrivant leurs missions au sein du GEM. Préciser qui la rédige !

 

Vous pouvez ajouter d’autre précisions, par exemple :

 

1.  Préciser qui fixe le nombre de salariés nécessaire, le salaire et les missions.
2.  Précisez par exemple que le salarié du GEM bénéficie d’un référent parmi la présidence du GEM qui les emploie, pour une relecture de leur mission, les détails sont fixés dans le RI
3.  Préciser à quelles instances Les salariés du G.E.M, du fait de leur responsabilité dans le bon déroulement des activités de l’association, peuvent être invités à participer à titre consultatif. Les modalités seront à détailler dans le RI.
4.  Précisez qui verra préalablement le bénévole ou l’intervenant et validera la pertinence et le coût (éventuel) est-ce la présidence du GEM ? ou l’association Marraine ? un des salariés ? puis qui pourra sensibilisés aux particularités des membres et/ou l’autisme en général.
5.  Précisez qui rédigera la convention d’intervention des intervenants bénévoles ou pas, elle précisera le contour de l’intervention, le référent nommé au sein du GEM.  

 

 

ARTICLE 13 : REGLEMENT INTERIEUR

 

Il constitue les règles de vivre ensemble et le règlement intérieur du GEM. Il fixe les divers points non prévus par les statuts, notamment ceux relatifs à l’Administration interne de l’association comme les détails les rôles de chacun et les modalités de vivre ensemble. Il devra être clairement explicite (voir en FALC), en évitant toute situation pouvant porter atteinte aux droits et libertés des membres du GEM. Elle veille à garantir au mieux la liberté des personnes en veillant à les associer aux décisions les concernant et en prohibant toutes pratiques abusives, la bienveillance prime.

 

•  Préciser qui le rédige
•  Préciser qui peut le réviser et à la demande de qui ?
•  Préciser par qui et comment il est validé ? 
•  Préciser comment il est accessible aux membres

 

ARTICLE 14 : DISSOLUTION 

 

En cas de dissolution prononcée par (mettre un pourcentage des membres susceptible d’être présent en AG) des membres présents à l’Assemblée Générale, un ou plusieurs liquidateurs sont nommés par celle-ci et l’actif, s’il y a lieu, est dévolu conformément à l’article 9 de la loi du 1er juillet 1901 et au décret du 16 août 1901.

 

 

L’association informera en amont l’ARS Normandie, l’association marraine et l’association gestionnaire si celle-ci existe. Le GEM devra provisionner les charges restantes dues. L’association, après l’accord de l’ARS, fera don du boni de liquidation à une association ayant un objet similaire afin qu’elle poursuive l’action à hauteur du don.

 

N’oubliez pas de dater et signer vos statuts par la suite à chaque modification vous devrez préciser les dates des statuts qui ont précédés la dernière version

 

Inscrire le numéro de la version, puis Statuts modifiés entérinés par le CA du... /…/…et Validés par l’assemblée constitutive du …/…/…

 

Puis inscrire nom, fonction des personnes signataires à proximité de leurs Signatures précédées de la mention manuscrite « lu et approuvée »

 

 

 

Les statuts sont fins prêts il vous faut alors provoquer votre Assemblée Générale constitutive !

 

 

L'assemblée générale constitutive d'une association 1901 est une réunion qui a pour objet de définir ses buts et objectifs, de déterminer ses futures ressources, d'adopter définitivement les statuts et de désigner les premiers dirigeants.

 

Elle est obligatoire pour déclarer une association, un procès-verbal d'assemblée constitutive figurant parmi les pièces à joindre au cerfa ou en ligne (un extrait de PV, sera également demandé lors de l’ouverture d’un compte bancaire).

 

Une personne doit être désignée pour rédiger le compte rendu, ou PV est nommée, ainsi qu’une autre pour présider la séance de cette assemblée, parmi les personnes présentes. La personne désignée pour présider la séance, doit commencer par lire tous les articles du projet de statuts. Chacun d'eux fait l'objet de discussions et d'un vote distinct. 

 

 

Comme elle a lieu avant la création officielle et définitive d’une organisation associative du GEM. Elle se compose dès lors à minima des personnes qui ont pris l’initiative de créer l’association. Par rapport aux AG organisées au cours de la vie de l’association, la convocation de chacun des membres fondateurs et des futurs adhérents à l’assemblée générale constitutive n’est pas obligatoire. Toutefois, dans la pratique, il est fortement conseillé de convoquer par écrit toutes les personnes susceptibles de devenir des membres actifs au sein du GEM, et donc de rédiger un ordre du jour, l’envoie du projet de statuts est aussi préférable. Attention la convocation doit être obligatoirement signée par la ou les personnes ayant pris l’initiative de cette AGC.

 

L’ordre du jour qui sera discuté lors de l’AG constitutive doit préciser clairement les résolutions à voter :

• La présentation des statuts, article par article. Vote des statuts

• La détermination du montant des cotisations et vote 

• Liste des engagements éventuellement déjà envisagés (convention de partenariat, convention d’aide à la gestion, convention de parrainage, location de locaux etc…)

• Présentation des candidatures au conseil d’administration et Vote pour la nomination des membres du CA 

 

J'ai fait le choix  d’un exemple possible de Procès-verbal de l’assemblée générale constitutive pour vous en expliquer le déroulement :

 

 

Le .../.../... à ... H, les fondateurs de l’association se sont réunis en assemblée générale constitutive à ................ (Préciser le lieu).

 

 

Les personnes présentes ont signé la feuille de présence qui est annexée au présent procès-verbal.

 

 

L’assemblée générale désigne M/Mme (nom, prénom) en qualité de Président(e) de séance et M/Mme (nom, prénom) en qualité de Secrétaire de séance.

 

 

Le(a) Président(e) de séance rappelle que l’assemblée générale constitutive est appelée à statuer sur l’ordre du jour suivant (reprendre intégralement l’ordre du jour figurant sur la convocation) : ................

 

 

Le(a) Président(e) expose ensuite les motifs du projet de création de l’association, rend compte des démarches déjà entreprises, des engagements pris pour le compte de l’association en formation. L’on considère alors chaque contrat préalable comme ayant été signé par l’association. C’est aussi l’occasion de déclarer ses différentes dépenses pour pouvoir se faire rembourser par le trésorier de l’association dès que possible.

 

 

Un débat s’instaure entre les membres de l’assemblée sur tous ces points et sur les modifications à apporter au projet de statuts (rendre compte des débats, de façon succincte) : ................ Une fois les statuts lus et éventuellement modifiés par l’assemblée générale, ils doivent être adoptés. Dans un procès-verbal on cherche en général à éviter de nommer les personnes qui s’expriment sauf demande expresse de celles-ci et on évite de discriminer qui que ce soit.

 

 

À l’issue des débats, les résolutions suivantes sont mises aux voix :

 

 

1ère résolution : L’assemblée générale adopte article par article les statuts de l’association.

 

Cette résolution a été adoptée .......................... (Indiquer la majorité :

. À l’unanimité des présents et représentés,

. Ou par .......... Voix contre, .......... Voix pour et .......... Abstentions,

. Ou rejetée par .......... Voix contre, .......... Voix pour et .......... Abstentions.)

 

Si cette résolution n'est pas votée à l’unanimité des participants, il faut impérativement indiquer dans le procès-verbal quelles sont les personnes ayant voté oui pour le projet de statuts car elles seules deviennent membres de l'association. Elles sont appelées membres fondateurs. 

Une fois les statuts définitifs votés, ils doivent être signés par l’ensemble des fondateurs mais si le nombre de fondateurs est trop important, cela peut revenir aux seuls dirigeants de l’association. Les statuts doivent être produits en autant d’exemplaires qu’il y a de signataire. Bien évidemment, il ne convient pas d’oublier les exemplaires à déposer en préfecture auprès du greffe des associations si vous avez choisis cette voie. Sans compter les exemplaires à mettre à la disposition des membres dans les locaux.

 

 

2ème résolution : L’assemblée générale détermine et vote le montant des cotisations.

(ne vote que les personnes qui ont votez oui lors de l’adoption des statuts, les autres ne sont pas considéré membres doncne peuvent pas voter, logique)

 

Cette résolution a été adoptée .......................... (Indiquer la majorité :

. À l’unanimité des présents et représentés,

. Ou par .......... Voix contre, .......... Voix pour et .......... Abstentions,

. Ou rejetée par .......... Voix contre, .......... Voix pour et .......... Abstentions.)

 

 

3éme résolution : Nomination des membres du conseil d’administration.

 

Présentation des candidats pour siéger au conseil d’administration puis vote à main levée si unanimité des votants est d’accord ou sinon vote à bulletin secret.

 (ne vote que les personnes qui ont votez oui lors de l’adoption des statuts, les autres ne sont pas considéré membres doncne peuvent pas voter, logique)

 

Cette résolution a été adoptée .......................... (Indiquer la majorité :

. À l’unanimité des présents et représentés,

. Ou par .......... Voix contre, .......... Voix pour et .......... Abstentions,

. Ou rejetée par .......... Voix contre, .......... Voix pour et .......... Abstentions.)

 

 

L’ordre du jour épuisé l’AG constitutif prend fin à (mettre l’heure), inscrire quand se tiendra le prochain CA qui nommera le bureau, s’il peut suivre l’AG c’est mieux ! 

 

 

Ce PV daté sera signé par le(la) président(e) de séance et le(la) secrétaire de séance

Des démarches sur place ou par courrier ou 100% en ligne 

 

Le premier CA puis la déclaration de l'Association

 

 

Ce premier CA, il est plus sage de le tenir immédiatement après l'AG!

 

les administrateurs élus se retirent dans un coin calme. Ils déterminent conjointement combien de personnes sont nécessaire au bureau pour le bon fonction de l'association GEM. 

Bien définir ensemble le rôle de chacun se référer aux statuts tout juste adoptés.

 

les candidats se présentent et un vote à bulletin secret se déroule pour chaque poste un par un.

 

La déclaration 

 

Faire l’ensemble de vos démarches en ligne est souvent le plus simple, mais libre à vous de préférer les vieilles méthodes, aller à la préfecture ou encore l’envoi postal.

 

La déclaration est faite par l'un des membres chargés de l'administration de l'association, généralement le (la) président(e) , ou par une personne mandatée si besoin.

 

une déclaration au greffe des associations,est nécessaire pour pouvoir conclure un contrat, agir en justice, recevoir une subvention notamment. Elle donne lieu à une publication au JOAFE : JOAFE : Journal officiel des associations et fondations d'entreprises. L'association acquiert ainsi la personnalité morale (autonomie de la structure à l'égard de ses membres et de ses dirigeants) et la capacité juridique (possibilité de conclure des actes tels que des contrats, des donations, qui engagent l'association vis-à-vis des tiers).

 

 

Pour ce faire allez sur  Service-Public.fr : Pour les formalités administratives d’une association (création d’une association, modification, dissolution...) c’est sur Service-Public (partie "démarches et outils") :

 

•  Démarches en ligne
•  Formulaires
•  Modèles de lettres
•  Outils de recherche

 

 

Allez sur https://lecompteasso.associations.gouv.fr/:

Lancé en 2018, Le Compte Asso a pour objectif de rassembler un maximum de démarches administratives au sein d’un compte pour les associations :

 

• Demandes de subventions

• Demandes de CEC

• Demandes d’attribution de n° Siren

 

 En savoir plus https://www.insee.fr/fr/information/1948450

 

 

 

 

 ZOOM sur la Demande d’un numéro SIREN/SIRET

 

 

 Le numéro SIREN est un identifiant attribué par l’INSEE à une personne morale (unité légale), dont les associations. Le numéro SIRET est composé du SIREN (9 chiffres) et du NIC (5chiffres) qui permet d’identifier un établissement pour une même unité légale. La demande de n° Siren/Siret via le compte asso !

 

Pour être éligible à l’’attribution du n° Siren/Siret via le compte asso, on doit remplir deux conditions :  

1. Relever de la loi 1901 (elle ne doit pas relever du régime Alsace-Moselle) 

2. Ne pas être employeur (auquel cas la demande doit être effectuée auprès de l’URSSAF), ni redevable d’impôt (auquel cas la demande doit être effectuée auprès d'Infogreffe).

 

 

Se créer un compte à partir de son n° RNA, Une fois connecté à l’accueil, clic sur “Demander l’attribution d’un n° Siret“

 

Etape 1 : Elle consiste à vérifier que les informations affichées (données et documents), issues de la base du greffe des associations, sont à jour.  Si les informations affichées ne sont pas à jour : il est indispensable de faire une déclaration de modification au greffe des associations en ligne (via le compte service-public.fr) ou par courrier

 

Etape 2 : Elle consiste essentiellement à vérifier l’objet de l’association tel qu’il a été déclaré dans le RNA, et à saisir les activités principales de l’association. 

 

Etape 3 : Elle consiste à saisir l’adresse de correspondance de l’association, à attester la demande, et à la transmettre. Elle est alors transmise à l’Insee qui la traite et si elle est validée, le n° Siren/Siret est attribué au bout de quelques jours. L’utilisateur est averti par courriel.

 

 

Les difficultés que j'ai pu identifier sont : 

 

1. Difficulté de saisie de la commune : il faut penser à retirer la particule le cas échéant (exemple pour la ville de “Le Havre”, il faut saisir “Havre” sans le) et pour les communes débutant par “Saint”, il faut saisir “Saint-“ pas d’espace mais un tiret.

2. Pas reçu de n° Siret au bout d’une semaine ? vous avez probablement oublié de transmettre la demande. Alors vérifiez l’état de la demande sur le site : si l’état est “en cours de saisie”, vous devez reprendre la saisie, et la transmettre !

 

La demande d’attribution de n° Siren/Siret via le site de l’URSSAF : Si votre association souhaite employer du personnel elle doit-être déclarée à l’Urssaf, si vous avez déjà un numéro transmis par mon compte asso vous e transmettez à l’Urssaf sinon vous pouvez faire directement la demande à l’Urssaf.

 

 

Il vous restera ensuite à :

1. ouvrir un  compte en banque choisissez une banque facile d'accès pour vous, Le compte en banque est un epriorité car maintenant que votre association existe c'est à vous conformmémént au cahier des charges de signer la convention de financement pluriannuelle de l'ARS.
2. souscrire un contrat d'assurance pour vos membres
3. faire les demarches pour trouver le lieux d'existance de votre GEM si ce n'est pas déjà fait . (un conseil éviter de loger le GEM dans des batiments de votre association marraine ou de votre gestionnaire) bien vous renseigner de vos obligations ERP5j. je vais rédiger un document a ce sujet sur ce blog....

 

 

Et maintenant belle aventure , sachez qu'en cas de souci dans votre parcours de GEM, il existe des organisme capable de vous aider comme la FéGEMA par exemple